Cách quản lý nhóm khi bạn không phải là chuyên gia về vấn đề
Bạn không cần phải là một chuyên gia về vấn đề để trở thành một người quản lý tốt. Nhưng bạn cần biết cách trao quyền cho người của bạn để làm công việc tốt nhất của họ.
Cách quản lý nhóm khi bạn không phải là chuyên gia về vấn đề
[Ảnh: Steven Lelham / Bapt]
BỞI KASH MATHUR4 PHÚT ĐỌC
Các nhà quản lý thường có kiến thức nền tảng trong các báo cáo của họ: các nhà phân tích tài chính trở thành nhà quản lý tài chính, kỹ sư phần mềm trở thành người quản lý sản phẩm. Nhưng công việc đầu tiên của tôi khi ra trường là một nhà sáng lập khởi nghiệp. Điều đó có nghĩa là tôi phải bắt đầu quản lý mọi người ngay lập tức mà không có kinh nghiệm trực tiếp trong các chiến hào hay chuyên môn.
Không có gì đáng ngạc nhiên, tôi đã phạm rất nhiều sai lầm. Tôi không biết các nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên của mình, vì vậy niềm tin giữa chúng tôi bắt đầu khó khăn. Nhưng tôi đã học được rằng tôi có thể gia tăng giá trị bằng cách tạo ra một môi trường cho phép nhóm làm việc tốt nhất. Khi tôi dành thời gian để hiểu bối cảnh của đội và có được sự tin tưởng, kết quả là một đội giải quyết vấn đề năng động, năng suất.
Kể từ đó, tôi đã tự dạy mình phải chủ động trong việc quản lý một đội có tên miền không thuộc lĩnh vực chuyên môn của tôi. Đây là những gì tôi làm để học hỏi và tạo dựng niềm tin khi tôi không phải là chuyên gia:
1. HÃY THỪA NHẬN BẠN VẪN ĐANG HỌC
Khi tôi mới trở thành quản lý sản phẩm, tôi đã giám sát một nhóm kỹ sư. Mọi thứ trở nên rõ ràng khá nhanh khi tôi không hiểu được sự phức tạp và hạn chế mà các thành viên trong nhóm đang phải đối mặt. Và bởi vì không ai sẽ dạy tôi cách thực hiện công việc của mình một cách chính xác (và họ không cần phải làm vậy), tôi nhận ra rằng tôi phải chủ động tìm hiểu về những thách thức.
Tôi đã thẳng thắn với một vài người trong nhóm, và họ hướng dẫn tôi về những cuốn sách, sự kiện và nói chuyện bên ngoài tổ chức sẽ giúp tôi hiểu rõ hơn về thế giới của họ. Tôi thậm chí đã tham gia một vài lớp học mã hóa. Tôi không phải là một chuyên gia và tôi không giả vờ là một người nhưng tôi đã làm việc để học cách chơi lô tô của đội, điều này cho phép tôi đặt câu hỏi tốt hơn và có được sự tin tưởng của đội. Cuối cùng, tôi nhận ra rằng tôi đã học đủ về những thách thức và vấn đề hàng ngày của các thành viên trong nhóm để có những cuộc trò chuyện hữu ích hướng dẫn họ tiến tới.
Bạn có thể nói với nhóm của mình rằng bạn vẫn đang học. Đặt câu hỏi để cho thấy rằng bạn quan tâm đến đầu vào của nhóm của bạn. Hành xử như một học sinh và cho phép các thành viên trong nhóm trở thành giáo viên của bạn. Đừng là ông chủ đi vào và sau đó biến mất. Xác định các đồng đội có ảnh hưởng mà người khác ngưỡng mộ, tìm hiểu vai trò của họ là gì và học hỏi nhiều nhất có thể từ họ.
2. HIỂU BỐI CẢNH CỦA NHỮNG THẤT BẠI TRONG QUÁ KHỨ
Trong một vai trò khác, tôi phụ trách bộ phận sản xuất và công nhân của công ty. Nhân viên của họ đã làm việc ở đó từ 20 năm trở lên. Vào thời điểm đó, đội đang hoạt động kém và thiếu thời hạn. Tôi đi sâu vào các nguyên nhân gốc rễ và tìm thấy những khoảng trống giao tiếp lặp đi lặp lại, đó là sản phẩm phụ của các bộ phận im lặng và doanh thu thường xuyên. Không ai hiểu nhau.
Để khắc phục những sai trái trong bộ phận, tôi cần nhiều bối cảnh xung quanh những nỗ lực trong quá khứ của đội. Tôi cần kiểm tra những gì đã thành công và những gì thất bại và đánh giá nó so với bối cảnh hiện tại trước khi đề xuất bất kỳ ý tưởng nào. Để nhóm nghiêm túc với tôi, tôi biết rằng tôi phải chứng minh kiến thức và nhận thức xung quanh các tình huống rộng lớn hơn.
Để đảm bảo tôi có bối cảnh đầy đủ đó, tôi đã tiến hành nghiên cứu bên ngoài về các hệ thống đang hoạt động tốt và các nhà máy tinh gọn, cộng với truyền thông tổ chức. Tôi bắt đầu thực hiện các chương trình để giúp bộ phận đáp ứng thời hạn. Ví dụ, bộ phận mua hàng gặp vấn đề lớn về các bộ phận đến một giai đoạn cụ thể và sau đó bị đình trệ, vì vậy tôi đã triển khai một hệ thống để theo dõi mua hàng và giúp bộ phận hiểu rõ hơn khi nào nên mua sản phẩm. Do đó, quy trình và kiểm soát hàng tồn kho của chúng tôi chạy hiệu quả hơn.
Mặc dù tôi không biết gì về việc điều hành một nhà máy, tôi đã sử dụng kinh nghiệm của mình để nói chuyện với mọi người, ghi chú, tìm mẫu và xác định nguyên nhân gốc rễ để giải quyết vấn đề. Tôi cũng đã nỗ lực xây dựng niềm tin với những nhân viên có khuynh hướng không tin tưởng tôi.
3. GẶP GỠ VỚI CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM
Hãy chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm của bạn biết bạn đang ở đó để giúp đỡ họ. Các nhà quản lý thường cảm thấy cần phải chứng minh kiến thức của mình, nhưng bạn phải bỏ suy nghĩ đó. Những người đóng góp cá nhân trong công việc là các chuyên gia, và công việc của bạn là trao quyền cho họ làm công việc tốt nhất của họ.
Gặp gỡ từng người trong nhóm một cách riêng lẻ và hỏi họ điều gì sẽ tốt hay kém. Đặt câu hỏi đánh vào các yếu tố của phân tích SWOT: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra các vấn đề, tìm ra những chiến thắng nhỏ có tác động cao và xác định bất kỳ dự án và vấn đề dài hạn nào.
Theo hướng đó, hãy thiết lập các cuộc họp riêng lẻ để tạo niềm tin với mọi người ở các bộ phận khác. Thiếu chuyên môn có thể là một lợi thế trong việc học cách các thành viên còn lại xem nhóm của bạn, bạn có thể đóng vai trò là sinh viên và thể hiện bạn quan tâm đến quan điểm của người khác và cách làm việc của nhóm bạn liên quan đến họ.
Quản lý con người là một kỹ năng trong chính nó. Cho dù bạn có phải là chuyên gia về chủ đề hay không, một người quản lý giỏi cần phải xây dựng một môi trường cho phép người của bạn làm việc tốt nhất. Nếu bạn làm việc để nghe ý kiến của mọi người và tạo niềm tin, bạn sẽ tạo một nhóm được trang bị để giải quyết vấn đề.
Cách quản lý nhóm khi bạn không phải là chuyên gia về vấn đề
[Ảnh: Steven Lelham / Bapt]
BỞI KASH MATHUR4 PHÚT ĐỌC
Các nhà quản lý thường có kiến thức nền tảng trong các báo cáo của họ: các nhà phân tích tài chính trở thành nhà quản lý tài chính, kỹ sư phần mềm trở thành người quản lý sản phẩm. Nhưng công việc đầu tiên của tôi khi ra trường là một nhà sáng lập khởi nghiệp. Điều đó có nghĩa là tôi phải bắt đầu quản lý mọi người ngay lập tức mà không có kinh nghiệm trực tiếp trong các chiến hào hay chuyên môn.
Không có gì đáng ngạc nhiên, tôi đã phạm rất nhiều sai lầm. Tôi không biết các nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên của mình, vì vậy niềm tin giữa chúng tôi bắt đầu khó khăn. Nhưng tôi đã học được rằng tôi có thể gia tăng giá trị bằng cách tạo ra một môi trường cho phép nhóm làm việc tốt nhất. Khi tôi dành thời gian để hiểu bối cảnh của đội và có được sự tin tưởng, kết quả là một đội giải quyết vấn đề năng động, năng suất.
Kể từ đó, tôi đã tự dạy mình phải chủ động trong việc quản lý một đội có tên miền không thuộc lĩnh vực chuyên môn của tôi. Đây là những gì tôi làm để học hỏi và tạo dựng niềm tin khi tôi không phải là chuyên gia:
1. HÃY THỪA NHẬN BẠN VẪN ĐANG HỌC
Khi tôi mới trở thành quản lý sản phẩm, tôi đã giám sát một nhóm kỹ sư. Mọi thứ trở nên rõ ràng khá nhanh khi tôi không hiểu được sự phức tạp và hạn chế mà các thành viên trong nhóm đang phải đối mặt. Và bởi vì không ai sẽ dạy tôi cách thực hiện công việc của mình một cách chính xác (và họ không cần phải làm vậy), tôi nhận ra rằng tôi phải chủ động tìm hiểu về những thách thức.
Tôi đã thẳng thắn với một vài người trong nhóm, và họ hướng dẫn tôi về những cuốn sách, sự kiện và nói chuyện bên ngoài tổ chức sẽ giúp tôi hiểu rõ hơn về thế giới của họ. Tôi thậm chí đã tham gia một vài lớp học mã hóa. Tôi không phải là một chuyên gia và tôi không giả vờ là một người nhưng tôi đã làm việc để học cách chơi lô tô của đội, điều này cho phép tôi đặt câu hỏi tốt hơn và có được sự tin tưởng của đội. Cuối cùng, tôi nhận ra rằng tôi đã học đủ về những thách thức và vấn đề hàng ngày của các thành viên trong nhóm để có những cuộc trò chuyện hữu ích hướng dẫn họ tiến tới.
Bạn có thể nói với nhóm của mình rằng bạn vẫn đang học. Đặt câu hỏi để cho thấy rằng bạn quan tâm đến đầu vào của nhóm của bạn. Hành xử như một học sinh và cho phép các thành viên trong nhóm trở thành giáo viên của bạn. Đừng là ông chủ đi vào và sau đó biến mất. Xác định các đồng đội có ảnh hưởng mà người khác ngưỡng mộ, tìm hiểu vai trò của họ là gì và học hỏi nhiều nhất có thể từ họ.
2. HIỂU BỐI CẢNH CỦA NHỮNG THẤT BẠI TRONG QUÁ KHỨ
Trong một vai trò khác, tôi phụ trách bộ phận sản xuất và công nhân của công ty. Nhân viên của họ đã làm việc ở đó từ 20 năm trở lên. Vào thời điểm đó, đội đang hoạt động kém và thiếu thời hạn. Tôi đi sâu vào các nguyên nhân gốc rễ và tìm thấy những khoảng trống giao tiếp lặp đi lặp lại, đó là sản phẩm phụ của các bộ phận im lặng và doanh thu thường xuyên. Không ai hiểu nhau.
Để khắc phục những sai trái trong bộ phận, tôi cần nhiều bối cảnh xung quanh những nỗ lực trong quá khứ của đội. Tôi cần kiểm tra những gì đã thành công và những gì thất bại và đánh giá nó so với bối cảnh hiện tại trước khi đề xuất bất kỳ ý tưởng nào. Để nhóm nghiêm túc với tôi, tôi biết rằng tôi phải chứng minh kiến thức và nhận thức xung quanh các tình huống rộng lớn hơn.
Để đảm bảo tôi có bối cảnh đầy đủ đó, tôi đã tiến hành nghiên cứu bên ngoài về các hệ thống đang hoạt động tốt và các nhà máy tinh gọn, cộng với truyền thông tổ chức. Tôi bắt đầu thực hiện các chương trình để giúp bộ phận đáp ứng thời hạn. Ví dụ, bộ phận mua hàng gặp vấn đề lớn về các bộ phận đến một giai đoạn cụ thể và sau đó bị đình trệ, vì vậy tôi đã triển khai một hệ thống để theo dõi mua hàng và giúp bộ phận hiểu rõ hơn khi nào nên mua sản phẩm. Do đó, quy trình và kiểm soát hàng tồn kho của chúng tôi chạy hiệu quả hơn.
Mặc dù tôi không biết gì về việc điều hành một nhà máy, tôi đã sử dụng kinh nghiệm của mình để nói chuyện với mọi người, ghi chú, tìm mẫu và xác định nguyên nhân gốc rễ để giải quyết vấn đề. Tôi cũng đã nỗ lực xây dựng niềm tin với những nhân viên có khuynh hướng không tin tưởng tôi.
3. GẶP GỠ VỚI CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM
Hãy chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm của bạn biết bạn đang ở đó để giúp đỡ họ. Các nhà quản lý thường cảm thấy cần phải chứng minh kiến thức của mình, nhưng bạn phải bỏ suy nghĩ đó. Những người đóng góp cá nhân trong công việc là các chuyên gia, và công việc của bạn là trao quyền cho họ làm công việc tốt nhất của họ.
Gặp gỡ từng người trong nhóm một cách riêng lẻ và hỏi họ điều gì sẽ tốt hay kém. Đặt câu hỏi đánh vào các yếu tố của phân tích SWOT: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra các vấn đề, tìm ra những chiến thắng nhỏ có tác động cao và xác định bất kỳ dự án và vấn đề dài hạn nào.
Theo hướng đó, hãy thiết lập các cuộc họp riêng lẻ để tạo niềm tin với mọi người ở các bộ phận khác. Thiếu chuyên môn có thể là một lợi thế trong việc học cách các thành viên còn lại xem nhóm của bạn, bạn có thể đóng vai trò là sinh viên và thể hiện bạn quan tâm đến quan điểm của người khác và cách làm việc của nhóm bạn liên quan đến họ.
Quản lý con người là một kỹ năng trong chính nó. Cho dù bạn có phải là chuyên gia về chủ đề hay không, một người quản lý giỏi cần phải xây dựng một môi trường cho phép người của bạn làm việc tốt nhất. Nếu bạn làm việc để nghe ý kiến của mọi người và tạo niềm tin, bạn sẽ tạo một nhóm được trang bị để giải quyết vấn đề.
Nhận xét
Đăng nhận xét